POR QUANTO TEMPO MINHA EMPRESA DEVE GUARDAR DOCUMENTOS?
POR QUANTO TEMPO MINHA EMPRESA DEVE
GUARDAR DOCUMENTOS?
Por quantos anos minha empresa precisa guardar documentos de obras
sociais e doações? Com base em quais leis eu posso conferir esse tempo de
arquivo?
O papel das empresas, atualmente, vem sendo substituído pelas
mídias, e arquivos digitalizados. Saiba
o que ainda precisa ser guardado fisicamente.
DÚVIDA
Vivemos em tempos virtuais e digitais, em que a tecnologia da informação
tornou-se indispensável, nos mais variados segmentos, em âmbito pessoal e
profissional. A velocidade das informações, assim como a facilidade das mesmas,
tornou-se um mal necessário ao desenvolvimento de nossas rotinas diárias.
No mesmo sentido, não se pode afastar os projetos e iniciativas
relacionadas à sustentabilidade que também permeiam nossas rotinas, visando
salvaguardar o meio ambiente, assim como transformar velhos hábitos em melhores
práticas.
Nesse contexto, a título exemplificativo, pode-se destacar o volume de
impressões de papel realizadas por uma empresa, independentemente de seu porte,
que atualmente, vem sendo, paulatinamente, substituído pelas mídias e arquivos
digitalizados.
Em meio a esse processo de transformação e de “cloudificação”, ainda
observamos retrocesso quanto se questiona sobre o prazo legal para a guarda de
documentos fiscais, contábeis, previdenciários, entre outros.
Nota-se que, a guarda obrigatória de documentos (físicos e/ou digitais)
configura exigência legal ao contribuinte, em caso de eventual questionamento
da administração pública que enseje a necessidade de prestação de informações e
documentos comprobatórios.
É de conhecimento público que tais ocorrências são amplamente observadas
nos casos da conhecida “malha fina”, autos de infração fiscais, termos de
fiscalização ou ainda para a comprovação de débitos/contas indevidamente
cobradas.
Nesse sentido, resta evidente que o prazo legal para a guarda de
documentos ainda é um tema em voga e com margem para polêmicas, afinal, em
âmbito jurídico, ainda se discute a extensão, a incumbência e a inversão do
ônus da prova.
Doações e Obras Sociais
Feitas consideráveis digressões sobre o questionamento em análise, é
necessário destacar que os documentos relacionados às obras sociais e doações
são considerados hábeis para fins de apuração e dedutibilidade do Imposto de
Renda – IR e Contribuição Social sobre o Lucro Líquido – CSLL, cujos pagamentos
fazem parte da movimentação financeira e contábil da empresa.
Desta feita, se considerarmos que os documentos mencionados estão
diretamente atrelados à apuração e pagamento de obrigação tributária (IR e
CSLL), o prazo legal para a guarda e para o arquivo segue os ditames da
decadência tributária, ou seja, cinco anos, contados a partir do primeiro dia
do exercício seguinte ao que o lançamento fiscal de exigência dos tributos
poderia ter sido efetuado, conforme artigo 173, inciso I, do Código Tributário
Nacional.
Sob a ótica da movimentação financeira despendida pela empresa, poderia
se considerar que os documentos comprobatórios de doação e obras sociais
possuem lastro contábil-financeiro, razão pela qual o prazo de guarda seria de
10 anos, a partir do primeiro dia do exercício seguinte da despesa.
IRPJ e CSLL
Igualmente, cabe ressaltar que ainda se discute a polêmica sobre se o
IRPJ e a CSLL são tributos sujeitos a lançamento por homologação, face à
entrega de obrigação acessória sujeita ao deferimento do fisco.
Nesse caso, o prazo decadencial de 5 anos teria início a partir do fato
gerador da obrigação (Declaração do Imposto de Renda), consoante o artigo 150,
§4º. do CTN.
Patrocínios
Ademais, podemos ainda mencionar o disposto no artigo 10º Instrução
Normativa Conjunta MINC/MF n° 1, de 13.06.95, que rege os procedimentos de
acompanhamento, controle e avaliação a serem adotados na utilização dos
benefícios fiscais relacionados a doações ou patrocínios em favor de projetos
culturais.
PF e PJ
Referido artigo obriga a Pessoa Física ou Jurídica responsável pela
execução dos projetos culturais a guarda de todos os comprovantes e documentos,
pelo prazo de 5 anos, contado a partir da data do recebimento das doações ou
patrocínios.
Ao contrário senso, poderíamos considerar o mesmo prazo para a Pessoa
Jurídica que efetuou o pagamento das doações ou patrocínio a obras culturais.
Portanto, em tempos virtuais e sustentáveis, a guarda de documentos ainda
é um assunto polêmico, sem limites legais expressos. A otimização e adoção de
práticas de arquivamento e guarda de documentos obrigatórios pode resultar na
mitigação de riscos por parte das empresas e indivíduos.
Fonte: Exame.com
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